A számla kötelező adata az áfa törvény és más jogszabályi előírások szerint legelőször is a sorszám, majd az eladó és a vevő adatai, dátum vagy dátumok, a termékre, szolgáltatásra vonatkozó mennyiségi- és érték adatok, az áfa mértékének, összegének feltüntetése, valamint lehetnek egyéb speciális tevékenységre vonatkozó megjelölések, amit fel kell tüntetni a számlán.

A számlázó programot a vevőnek az első számla kiállítását követően be kell jelenti az adóhivatal felé a SZÁMLAZO nevű nyomtatványon. Ugyanezen a nyomtatványon kell bejelenteni az online számlázó rendszer igénybe vételét is.

A vállalkozásoknak nyilvántartást kell vezetni az általuk vásárolt és használt nyugtatömbökről és számlatömbökről, ezt úgy hívják, hogy szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása. Ezt a nyilvántartást saját kezűleg is meg lehet szerkeszteni, és akkor biztosan benne lesznek azok a rovatok, amit a jogszabály előír. A weboldalon a „Dokumentumok” címszó alatt találunk ilyen nyilvántartásmintát.

A különbség a kettő között az, hogy a számlát átutalásos fizetés esetén alkalmazzuk, de használhatjuk készpénzfizetéshez is, ha szeretnénk. Készpénzes fizetésnél viszont egyszerűbb az egyszerűsített számla használata, mert abban kevesebb adatot kell szerepeltetni, és egyszerűbb a kitöltése is.