Az egyik legfontosabb tényező a személyes szimpátia. A könyvelő a vállalkozó számára olyan, mint a gyóntató pap, hosszú távon ő lesz a legfontosabb bizalmasa. Tájékoztatnunk kell majd őt a terveinkről, a valódi anyagi lehetőségeinkről, a kapcsolatainkról.Előbb-utóbb bele fog látni az egész életünkbe. Ezért olyan személyt kell választanunk, aki szimpatikus, akiben megbízunk, akire hallgathatunk.
Nem elhanyagolható a választott könyvelő szakmai tudása, tapasztalata sem. Ezért sokan választanak idősebb szakembert, de lehet, hogy ő már nem lesz olyan rugalmas, türelmes, ötletgazdag. A frissen végzett könyvelőnek viszont még nagyon kevés személyes szakmai tapasztalata van, de lehetnek olyan kapcsolatai, ahonnan segítséget tud kérni. Vannak olyan számviteli szakemberek, akik nagy vállalatoknál dolgoznak könyvelőként, és másodállásban, mintegy kereset-kiegészítésként vállalnak el mikrovállalkozásokat. Nekik bizonyára van rutinjuk és szakértelmük a saját területükön, de idejük viszonylag kevés és korlátozott. A kezdő vállalkozónak viszont rengeteg kérdése és problémája lesz, ezért egy cég elindításához nem éppen megfelelő választás az ilyen könyvelő. Vannak olyan könyvelők is, akik teljesen egyedül dolgoznak, egy személyben végzik az adatrögzítést, a bérszámfejtést, az ügyintézést és önmaguk ellenőrzését. Talán nem is szorul magyarázatra ennek a veszélye, könnyen belátható, mekkora hibalehetőség rejlik ebben a megoldásban. A vállalkozó számára minden, ami papírmunka és adózással kapcsolatos, az a könyvelőhöz tartozik. Valójában ezek különféle szakterületek, melyek önmagukban is nagy odafigyelést és szakirányú tudást igényelnek, ezért kizárt dolog, hogy egy személyben képes valaki száz százalékosan ellátni. Sokkal megnyugtatóbb lehet, ha csapatban dolgoznak a szakemberek, ha látjuk, hogy több könyvelő, bérszámfejtő, adatrögzítő, adminisztrátor együtt intézi a vállalkozások ügyeit. Mindezek ismeretében fontos, hogy a kezdő vállalkozó ne a könyvelési ár alapján válasszon, hanem a szakmai hátteret mérlegelje.
Célszerű írásban szerződést kötni a kiválasztott könyvelővel. A szerződésben rögzíthetjük saját kívánságainkat is, és mindkét fél által vállalt kötelezettségek egyértelművé válnak számunkra.
Előfordulhat, hogy a már működő vállalkozásunknál merülnek fel problémák a könyveléssel kapcsolatban. Amennyiben azt látjuk, hogy hiába adunk át minden információt időben a könyvelőnek, mégsem kapjuk meg a megfelelő tájékoztatást a fizetendő adókról vagy a jogszabályi változásokról, esetleg elbeszélünk egymás mellett, vagy elveszítjük a bizalmunkat, akkor felbonthatjuk a megbízási szerződésünket. Okot adhat erre az is, ha a könyvelőt rendszeresen nem érjük el, mikor szükségünk lenne a tanácsára, nem veszi fel a telefont, és nem hív vissza. Ezek szintén megnehezítik a vállalkozó életét, felesleges bosszúságot okozva. A vállalkozó általában nem ért a számvitelhez, ezért megbízik a könyvelőjében mindaddig, amíg ki nem derülnek komoly szakmai hibák egy adóhatósági ellenőrzés során. Ha egyértelmű, hogy nem a mi hanyagságunk, hanem a szakember nem megfelelő munkája okozza a problémát, akkor mindenképpen keressünk másik könyvelőt.
A határozatlan időre kötött szerződéseket időpontra tekintet nélkül mindkét fél felbonthatja. A könyvelő az addig elvégzett munkájáért felelősséggel tartozik, akkor is, ha ezt nem rögzítik külön írásban. Ha a szerződés írásban köttetett, írásban is kell felbontani, azonban indokolni nem szükséges. A felbontásban megjelölt időpontban a könyvelőnek el kell készítenie az átadási-átvételi jegyzőkönyvet, melyet mindkét fél aláír. A jegyzőkönyvben az összes olyan dokumentumot fel kell tüntetni, mely átadásra került, és célszerű beleírni, hogy a továbbiakban van-e még valamelyik félnek követelése a másikkal szemben, ha igen, az hogyan és mikor teljesül.
Szabó Ildikó Angéla
