A számla kötelező adata az áfa törvény és más jogszabályi előírások szerint legelőször is a sorszám, majd az eladó és a vevő adatai, dátum vagy dátumok, a termékre, szolgáltatásra vonatkozó mennyiségi- és érték adatok, az áfa mértékének, összegének feltüntetése, valamint lehetnek egyéb speciális tevékenységre vonatkozó megjelölések, amit fel kell tüntetni a számlán.
A különbség a kettő között az, hogy a számlát átutalásos fizetés esetén alkalmazzuk, de használhatjuk készpénzfizetéshez is, ha szeretnénk. Készpénzes fizetésnél viszont egyszerűbb az egyszerűsített számla használata, mert abban kevesebb adatot kell szerepeltetni, és egyszerűbb a kitöltése is.
Számla minden olyan okirat, amely megfelel az áfa törvényben meghatározott feltételeknek. Tehát akkor számla a számla, ha minden olyan adat szerepel rajta, amit az áfa törvény előír. Ezeket a szabályokat az áfa törvény 168-169. §-ában találjuk.